Geben Sie jeder Aufgabe ein Zeitbudget

 

Viele Menschen führen to do-Listen, sind jedoch mit den Ergebnissen unzufrieden.

 

Machen wir dies an einem Beispiel deutlich:

  • Der wissenschaftliche Hochschul-Mitarbeiter Herr Fleißig hat heute neben Besprechungen, Vorlesungen etc., 3 Stunden Zeit für Büroarbeit.

Auf der to do-Liste stehen:

Schreiben eines Förderantrags

Anruf bei X

Vorbereitung Vortrag zu Forschungsergebnissen

Anruf bei Y

Reiseplanung zur Konferenz in Amsterdam nächste Woche

Anruf bei Z

Korrekturlesen Fachartikel mit 40 Seiten

 

Herr Fleißig fängt mit der ersten Aufgabe an und arbeitet konzentriert.

Er stellt am Feierabend fest, dass er eigentlich nichts geschafft hat. Er ist frustriert.

 

Hier das Ganze noch mal, mit zugeordneten Zeitschätzungen.

 

      Schreiben eines Förderantrags                                                            (4 Stunden)

      Anruf bei X                                                                                            (10 Minuten)

      Vorbereitung Vortrag zu Forschungsergebnissen                           (2 Stunden)

      Anruf bei Y                                                                                            (10 Minuten)

      Reiseplanung zur Konferenz in Amsterdam nächste Woche         (1,5 Stunden)

      Anruf bei Z                                                                                            (10 Minuten)

      Korrekturlesen Fachartikel mit 40 Seiten                                          (2 Stunden)

      Gesamter Zeitaufwand                                                                         10 Stunden

 

Die Ursache des Frusts wird schnell klar: Die Aufgaben wurden unterschätzt. Solange keine klaren Zeitvorgaben da sind, ist es zumindest schwer, den gesamten Zeitbedarf aller Aufgaben richtig abzuschätzen.

 

Typische Denkfehler:

3 Anrufe              = zwischendurch

Reiseplanung      = mal eben

Vortrag                = Die Inhalte kenne ich ja, geht schnell

 

Was aber wenn ich den Zeitbedarf gar nicht kenne, weil ich so eine Aufgabe noch nie gemacht habe? Dann trotzdem den Zeitbedarf schätzen, aber die Schätzung laufend verbessern. Und beim nächsten Mal, kennen Sie den Zeitbedarf.

Nehmen wir das „Korrekturlesen Fachartikel“. Korrekturlesen auf Inhalt, Rechtschreibung, Grammatik und korrektes Zitieren erfordert durchaus Zeit. Nach dem Korrekturlesen von 3 Seiten wird klar: pro Seite 15 Minuten, 40 Seiten erfordern daher 10 Stunden.

Geplant waren 2 Stunden.

Kann man effizienter arbeiten? Wenn nein, dann muss das Zeitbudget eben angepasst werden. Und beim nächsten Mal wissen wir es und planen entsprechend!

 

Themenbereich:

Effizienz

Zeit zur Nacharbeit:

Keine

Zeit zur Umsetzung:

Pro Aufgabe etwa 30 Sekunden zum Schätzen.